Google Sheets ligner på Microsoft Excel. Selv om det ikke kan konkurrere direkte med alle funksjonene i Microsofts eldre applikasjon, holder Sheets stand som et kraftig regnearkverktøy som er i stand til å balansere budsjetter, utføre ligninger og holde styr på data i sanntid.
Mange av Excels funksjoner er replikert eller speilet i Sheets, noe som gjør det enkelt å bytte fra Microsofts produktivitetspakke til Googles egne tilbud. Brukere med grunnleggende regneark (de uten egendefinerte makroer eller designelementer) kan faktisk bare importere Excel-filene direkte til Sheets uten problemer eller feil.
Et problem som regnearkbrukere har hatt, er at i prosessen med å importere og samle data fra flere kilder (en av de mange oppgavene som regneark er gode på), er det slett ikke uvanlig at tilfeldige tomme celler, rader og kolonner vises. inne i dokumentet. Selv om dette problemet er håndterbart i mindre ark, der du bare kan slette radene manuelt, er det et stort problem når det dukker opp i større dokumenter.
Imidlertid er det raskt og enkelt å fjerne disse tomme områdene hvis du vet de riktige trinnene. I denne artikkelen vil jeg vise deg hvordan du fjerner alle tomme rader og kolonner i Google Sheets-dokumentet ditt ved hjelp av et autofilter.
Den enkle metoden
Hvis du prøver å slette alle de tomme radene under innholdet ditt, kan du. For å bli kvitt alle de tomme kolonnene klikker du bare på raden du vil starte med og bruker følgende tastaturkommandoer:
eple – Kommando + Shift + Pil ned
PC – Kontroll + Shift + Pil ned
Når du har gjort dette, vil du legge merke til at hele arket er uthevet. Høyreklikk og velg alternativet for å slette alle rader. Det ferdige produktet ditt vil se slik ut:
Du kan også gjøre det samme for alle kolonnene til høyre for dataene dine. Bruk de samme kommandoene som ovenfor, bruk høyrepilen, marker alle kolonnene, høyreklikk og slett. Dette etterlater et dataark som ser mye renere ut.
Bruke autofilteret
Sette opp et autofilter
Enkelt sagt; et autofilter tar verdiene inne i Excel-kolonnene dine og gjør dem om til spesifikke filtre basert på innholdet i hver celle – eller i dette tilfellet mangelen på det.
Selv om de opprinnelig ble introdusert i Excel 97, har autofiltre (og filtre generelt) blitt en stor del av regnearkprogrammer, til tross for det lille mindretallet av brukere som vet om og bruker dem.
Autofilterfunksjonen kan brukes til en rekke forskjellige sorteringsmetoder. Faktisk er de kraftige nok til å sortere og skyve alle de tomme cellene til bunnen eller toppen av regnearket.
- Start med å åpne opp regnearket som inneholder tomme rader og kolonner du vil fjerne fra dokumentet.
- Når dokumentet er åpnet, legger du til en ny rad øverst i regnearket. I den første cellen (A1), skriv inn hvilket navn du vil bruke for filteret ditt. Dette vil være overskriftscellen for filteret vi skal lage.
- Etter å ha opprettet den nye raden, finn filterikonet i kommandoraden i Google Sheets. Det er avbildet nedenfor; dens generelle utseende ligner på en opp-ned trekant med en linje som går utover bunnen, som et martini-glass.
Ved å klikke på denne knappen opprettes et filter, som som standard vil fremheve noen av cellene dine i grønt på venstre side av panelet. Fordi vi vil at dette filteret skal gjelde for hele dokumentet vårt, klikker du på den lille rullegardinmenyen ved siden av filterikonet. Her ser du flere alternativer for å endre filtrene dine. Velg øverst på listen "Opprett ny filtervisning."
Google Sheets-panelet utvides og blir en mørkegrå farge, sammen med et inngangspunkt der du kan sette inn parameterne til filteret ditt. Det er ikke avgjørende at du inkluderer hver enkelt kolonne, men sørg for at du har inkludert hver rad og kolonne i dokumentet som inneholder tomme mellomrom. For å være sikker kan du bare la filteret dekke hele dokumentet. For å legge dette inn i dokumentet ditt, skriv noe sånt som A1:G45, der A1 er startcellen og G45 er sluttcellen. Hver celle i mellom vil bli valgt i det nye filteret ditt.
Bruke autofilteret til å flytte tomme celler
Denne neste biten kan virke litt rar fordi den vil flytte og omorganisere dataene dine på en måte som i beste fall virker motintuitiv og i verste fall ødeleggende.
Når filteret ditt er valgt, klikker du på det grønne trippellinjeikonet i A1-kolonnen i regnearket der du anga en tittel tidligere. Velg "Sorter A-Z" fra denne menyen. Du vil se dataene dine flyttes i alfabetisk rekkefølge, som begynner med tall og etterfulgt av bokstaver.
De tomme feltene vil i mellomtiden skyves til bunnen av regnearket. Fortsett å bruke regnearket kolonne for kolonne til de tomme cellene dine har flyttet til bunnen av skjermen og du har én solid blokk med data vist øverst i Google Sheets. Dette vil sannsynligvis gjøre dataene dine til et forvirrende, uleselig rot - ikke bekymre deg, alt vil ordne seg til slutt.
Sletting av tomme celler
Når de tomme cellene dine er flyttet til bunnen av regnearket, er det like enkelt å slette dem som å slette en hvilken som helst annen celle. Bruk musen til å markere og velge de tomme cellene på regnearket som er flyttet til bunnen av dokumentet.
Avhengig av antall tomme celler og arbeidsområdet til regnearket, kan det være lurt å zoome litt ut av skjermen for å se mer av området rundt (de fleste nettlesere, inkludert Chrome, lar deg zoome ved å bruke Ctrl/Cmd og +- og –-knappene; du kan også holde nede Ctrl/Cmd og bruke rullehjulet på musen eller pekeplaten).
Klikk og hold for å velge de omkringliggende tomme cellene og dra musen over hver celle. Eller følg trinnene ovenfor for raskt å slette alle cellene under og til høyre for dataene dine.
Når den er uthevet, høyreklikker du bare for å slette de tomme cellene.
Omorganisering av regnearket ditt
Nå som du har fjernet de støtende tomme cellene, kan du omorganisere regnearket tilbake til normal rekkefølge. Mens du klikker på den samme trelinjede menyknappen fra tidligere inne i filteret, vil du bare tillate deg å organisere i alfabetisk eller omvendt alfabetisk rekkefølge. Det er et annet sorteringsalternativ: å slå av autofilteret.
For å gjøre dette, klikk på trekantmenyknappen ved siden av autofilterikonet i Regneark. Inne i denne menyen vil du se et alternativ for filteret ditt (kalt «Filter 1» eller hvilket nummerfilter du har laget), samt et alternativ for «Ingen». For å slå av filteret du brukte tidligere, velg "Ingen" fra denne menyen.
Regnearket ditt vil gå tilbake til det normale som magi, men uten de tomme cellene, slettet du tidligere.
Når cellene er slettet, kan du gjenoppta omorganiseringen og legge til data tilbake i regnearket. Hvis denne metoden, uansett grunn, får dataene dine til å falle ut av drift, er det like enkelt å reversere det som å dykke inn i dokumenthistorikken og gå tilbake til en tidligere kopi.
Du kan også bruke kopier og lim-funksjonen for å enkelt flytte dataene dine rundt, uten å måtte håndtere hundrevis av tomme celler som blokkerer veien. Dette er ikke en perfekt løsning, men det fungerer for å skyve dataene dine over massen av tomme celler i dokumentet. Og på slutten av dagen er det mye enklere enn å masseslette rader én etter én.