Sannsynligvis en av de beste funksjonene Smartsheet har å tilby er å lage prosjektrapporter. Å la prosjektledere jobbe med data fra forskjellige ark i en enkelt visning kan være en reell tidsbesparelse. Imidlertid kan denne prosessen virke utfordrende for de som aldri har laget rapporter eller bare begynt å bruke Smartsheet. Hvis du tilhører noen av de to kategoriene, har du kommet til rett sted.
I denne trinnvise guiden forteller vi deg alt du trenger å vite om å lage en rapport i Smartsheet. Du vil gå bort og vite hva de forskjellige rapporttypene er og hvordan du konfigurerer hver.
Hvordan lage en rapport i Smartsheet på en PC?
Enhver vellykket prosjektleder trenger å vite hvordan man kan multitaske effektivt. Å holde tritt med pågående oppgaver, ukentlige salg eller andre prosjekter kan være skremmende uten tidsriktige rapporter om hver av disse aktivitetene. Rapporter er spesielt nyttige for å svare på spørsmål i kjernevirksomheten og administrere og holde styr på en arbeidsflyt.
Du kan redigere, oppsummere eller sortere alle data i en rapport. Når du har opprettet en, kan du sende, dele eller publisere den med dine kolleger eller interessenter.
Du kan opprette to grunnleggende rapporttyper i Smartsheet-nettleserappen for skrivebordet: Rad- og arksammendragsrapporter.
Radrapportene akkumulerer umiddelbart raddata fra forskjellige ark. Takket være disse rapportene kan du få en oversikt over alle ufullstendige oppgaver, betalinger som ikke ble gjennomført, eller annen informasjon stablet i rader.
Arksammendragsrapporten viser sammendragsfeltinformasjon på tvers av forskjellige ark. Dette er et utmerket verktøy for å få en detaljert oversikt over ulike prosjekter.
Du kan bygge rad- og sammendragsrapporter i Report Builder i Smartsheet-nettleserappen for skrivebordet. Denne prosessen involverer ganske mange trinn, men de vil være et stykke kake for de som følger instruksjonene nedenfor nøye:
Radrapport
Trinn 1: Opprette radrapporten
- Logg inn på Smartsheet-nettleserkontoen på skrivebordet.
- Naviger til meny-tegnet øverst til venstre i vinduet.
- Klikk på plusstegnet for å gå inn i løsningssenteret.
- Klikk på "Opprett" i sidefeltet til venstre.
- Velg "Rapporter" fra alternativene som vises.
- Et spørsmålsvindu vises som ber deg om å navngi rapporten og velge rapporttype.
- Velg "Radrapport" og klikk "OK".
Du må nå konfigurere rapporten for å kunne bruke den.
Trinn 2: Konfigurere radrapporten
Bruk fanene i den øvre verktøylinjen for å konfigurere radrapporten. Du kan konfigurere følgende: Kildeark, Kolonner som skal vises, Filterkriterier, Gruppe, Oppsummere, Sorter. I kategorien Filterkriterier kan du for eksempel velge betingelser som skal vises i rapporten. Du kan filtrere etter kommentarer, avdeling, beskrivelse, tilordnet til og mye mer.
Trinn 3: Sortering av radrapportresultater
En viktig del av å lage en radrapport er å sortere resultatene etter felt:
- Klikk på "Sorter"-delen i verktøylinjemenyen.
- Velg et felt som du vil sortere rapporten etter.
- Velg "Sorter synkende" eller "Sorter stigende" for hvordan du vil sortere resultatene.
Hvis du vil legge til flere sorteringskriterier, klikker du på alternativet "Sorter etter en annen kolonne". Du kan sortere rapportresultatene etter ikke mer enn tre felt.
Hvordan lage en rapport i Smartsheet iPhone-appen?
Smartsheet iPhone-appen lar deg få tilgang til og redigere informasjon i alle tilgjengelige ark og rapporter. Dette kan være en ekte livredder når du er ute uten datamaskinen, og du får en improvisert datakonfigurasjonsoppgave som må gjøres med en gang.
Smartsheet-mobilappen tillater imidlertid ikke brukere å lage nye rapporter. Som anbefalt på nettstedet deres, bruker du best appen med tidligere oppsatte rapporter eller ark. Du bør bruke skrivebordsversjonen til å sette opp en rapport eller byggeautomatisering, bruke formler og andre administrative endringer. Du kan gjøre endringer i kolonnene på telefonen din hvis du er administrator eller eier.
Hvordan lage en rapport i Smartsheet Android-appen?
Å ha tilgang til Smartsheet-rapporter på Android-enheten din kan være overraskende praktisk, spesielt når datamaskinen din er utenfor rekkevidde. Dessverre støtter Smartsheet Android-appen fortsatt ikke å lage nye rapporter.
Du kan når som helst få tilgang til alle rapportene på arbeidsområdet ditt ved å bruke Android-enheten din. Du kan også redigere kolonnene hvis du er eier eller administrator av rapporten. Å lage nye rapporter, ark eller jobbe med administrative endringer gjøres best på skrivebordsversjonen av Smartsheet.
Hvordan lage en sammendragsrapport i Smartsheet?
Ved å lage en sammendragsrapport kan team samle spesifikke sammendragsfelt fra forskjellige ark på ett sted. Ved å gjøre det kan alle se viktig informasjon og data i en portefølje-nivåvisning. Deretter kan du enkelt kombinere dataene i grupper, oppsummere informasjon ved å bruke funksjoner og mye mer.
Her er hva du bør vite før du lager en sammendragsrapport i Smartsheet:
- Oppsummeringsfeltene i alle arkene du planlegger å inkludere, må navngis konsekvent. Appen vil ekskludere informasjon for et spesifikt sammendrag hvis det er til og med de minste forskjeller i mellomrom eller stavemåte.
- Bruk de samme felttypene for alle sammendrag som samler de samme dataene. Du vil at alle kolonnene skal ha et valutaformat hvis du for eksempel samler pengeinformasjon. Dette vil hjelpe deg med å holde deg unna dupliserte rapportkolonner. Hvis noen felt bare var tall, og andre var valutaer, ville du ende opp med to kolonner – én for hver felttype.
Slik lager du en sammendragsrapport i Smartsheet:
- Start Smartsheet-appen i nettleseren på skrivebordet.
- Gå over til menylinjen i øvre høyre hjørne. Det er menyen med tre horisontale linjer.
- Velg «Løsningssenter» som vises som et plusstegn.
- Klikk på "Rapporter"-knappen.
- Du vil se en melding som ber deg om å navngi rapporten og velge en rapporttype.
- Velg alternativet "Sammendragsrapport".
- Trykk "OK".
- (Valgfritt, kan gjøres senere) I "Kildeark"-delen velger du kildearkene du vil inkludere sammendragsfelt for ark.
- (Valgfritt, kan gjøres senere) Under «Felt som skal vises», spesifiser kolonnene som skal vises. Dette er oppsummeringsfelt du ønsker å legge til.
Du kan legge til arksammendragsrapporten direkte på dashbordet med rapportmodulen. Du kan også visualisere rapportdataene i diagrammer eller grafer og gjøre det lettere for kollegene dine å få tilgang til informasjonen.
For å lage en porteføljevisning av alle inkluderte data, må du definere hvilken informasjon som skal trekkes inn i sammendragsrapporten. Du kan gjøre det ved å navigere gjennom verktøylinjeinnstillingene:
- Kildeark: Angi hvilket ark og arksammendrag som skal inkluderes i rapporten.
- Kolonner som skal vises: Velg sammendragsfeltet som skal inkluderes i rapporten.
- Filterkriterier: Angi parametere for informasjonen som vises i rapporten.
- Gruppe: Organiser rader ved å gruppere lignende data i logiske klassifikasjoner.
- Oppsummer: Trekk ut kjernerapportinformasjon.
- Sorter: Velg hvordan du vil sortere rapportsammendragsdataene.
For å bruke alle disse endringene, klikk "Lagre" øverst til høyre i appvinduet. Du vil da kunne se all informasjonen som oppfylte kriteriene valgt ovenfor.
Hvordan lage en statusrapport i Smartsheet?
Statusrapporter hjelper til med å oppsummere den generelle prosjektfremdriften, og deres hovedmål er å holde alle informert om pågående endringer og potensielle risikoer eller veisperringer. Heldigvis har Smartsheet tonnevis av gratis maler du kan bruke til å lage en detaljert statusrapport. Du finner dem på denne siden.
Du kan også lage din egen statusrapport og kun se på malene for inspirasjon. Her er noen av de grunnleggende delene du bør inkludere i statusrapporten din:
- Prosjektnavn. Det er her du skriver navnet på prosjektet. Navnet bør være tydelig nok for alle interessenter som kan se på statusrapporten.
- Prosjektleder. Navn på personen som er ansvarlig for prosjektet.
- Prosjektperiode. Tidsperioden som prosjektet dekker.
- Dato for fullføring. Du bør skrive prosjektets forfallsdato her. Hvis det ikke er noen eksakt forfallsdato, kan du skrive den estimerte.
- Budsjett. Hva er status for prosjektets budsjett? Det er her du skriver inn om det er i mål eller ikke.
- Rute. Det er her du skriver ned statusen til prosjektplanen din. Er det noen veisperringer, eller er alt på skinner så langt?
- Kvalitet. Her kan du legge inn om prosjektet er vellykket eller heller mot en risiko.
- Omfang. Skriv ned omfanget av prosjektet og om det opprinnelige var for stort eller lite.
- Risikoer. Skriv om alle risikoene prosjektet ditt ble konfrontert med. Hva er deres status nå?
- Veisperringer. Nevn eventuelle andre veisperringer som kan forstyrre prosjektet ditt.
Disse delene vil være mer enn nok til å lage en tydelig rapport som sporer alle stadier av et prosjekts suksesser.
Opprette en rapport i Smartsheet
Å lage rapporter for å spore prosjektfremdrift er avgjørende for å sikre en detaljert, kompakt og tidsbesparende arbeidsflyt. Ved å kombinere dataene fra flere ark til én porteføljevisning, kan du enkelt dele nøkkelinformasjon med interessenter. Med Smartsheet kan du gjøre nettopp det. Forhåpentligvis, etter å ha lest guiden vår, kan du lage rapporter i Smartsheet på egen hånd.
Hvilken rapporttype synes du er spesielt nyttig for prosjektledelse? Del dine tanker og erfaringer i kommentarfeltet nedenfor.