Bilde 1 av 9
Når det kommer til å forkaste hverdagsdokumenter, er det sjeldent behov for å gå utover Words Hjem-fane. Men bortgjemt i grensesnittet er det et vell av tilleggsverktøy som venter på å bli oppdaget. Disse funksjonene er egentlig ikke "hemmelige", men mange brukere finner dem aldri - og de kan spare deg for mye tid og krefter.
Nedenfor skisserer vi våre topp 20 lett oversett funksjoner i Word. Mange av dem har vært i Word i et tiår eller mer og finnes i menyene til Word XP og Word 2003, men vi vil fokusere på båndgrensesnittet fra Word 2007 og nyere, som tross alt ble oppfunnet for å hjelpe brukere finner programvarens mer esoteriske funksjoner.
1. Velg Lignende formatering
I en ideell verden vil hvert element i dokumentet ditt ha en stil tildelt det. Men hvis du har stolt på lokal formatering, er det fortsatt enkelt å gjøre globale endringer. Redigeringsdelen, helt til høyre på Hjem-fanen, inkluderer det praktiske alternativet "Velg all tekst med lignende formatering". Dette lar deg enkelt fremheve alle ad hoc-overskriftene, bildetekstene og så videre samtidig og justere utseendet deres i et enkelt grep – eller bruke en stil for enklere administrasjon i fremtiden.
2. Utklippstavlepanel
Utklippstavlepanelet tilbyr en praktisk måte å beholde mer enn ett element på utklippstavlen samtidig. Klikk på det lille pop-out-ikonet i utklippstavlen på Hjem-fanen for å åpne det. Opptil 24 nylige klipp- og kopieringsoperasjoner huskes, og du kan klikke på en av dem for å lime den inn ved innsettingspunktet. Alternativer-rullegardinmenyen nederst lar deg kontrollere når utklippstavlepanelet vises; ett alternativ er å få det til å vises når du trykker Ctrl+C to ganger.
3. Oversett
Words anmeldelse | Oversettelsesfunksjonen sender teksten i dokumentet til Microsoft Translator-nettsiden og viser en oversettelse i et nettleservindu. I Word 2010 og 2013 kan du også aktivere Review | Oversett | Mini Translator, som presenterer et spøkelsesverktøytips når du holder musepekeren over et valgt tekststykke; flytt pekeren til den for å se en popup-oversettelse på det valgte språket. Det er dusinvis av språk å velge mellom: bla gjennom dem ved å velge Velg oversettelsesspråk fra rullegardinmenyen Oversett.
4. Kerning
Profesjonell desktop publishing-programvare støtter kerning – den selektive justeringen av avstanden mellom tegnene for å gjøre teksten mer estetisk tiltalende. Word gjør ikke dette som standard, men det kan slås på ved å klikke på pop-out-ikonet i Font-delen av Hjem-fanen og krysse av i boksen merket "Kerning for fonts"; skriv inn en minimum poengstørrelse i boksen til høyre. Hvis du bruker kerning på bittesmå skrifttyper, kan bokstavene imidlertid se ut til å løpe sammen, noe som reduserer lesbarheten.
For enklere tilgang, bruk CTRL+D-snarveien, eller CMD+D på en Mac. Denne snarveien tar deg direkte til Fonts-skjermen uavhengig av hvilken versjon du bruker. De som kjører Word 2007 eller tidligere, må sjekke alternativet for tegnavstand. Hvis du kjører en nyere versjon, velg "Avansert"-fanen øverst i popup-vinduet som vist ovenfor.
5. Sett inn diagram
Hvis du vil inkludere et Excel-diagram i dokumentet ditt, trenger du ikke å forlate Word. Velger Sett inn | Diagram i Word vil åpne en miniatyr Excel-visning, der du kan redigere eller importere dataene dine. Bare lukk Excel-vinduet når du er ferdig - det vil bli presentert i diagramform i Word. Øverst i Word-vinduet gir Kartverktøy-fanene deg full kontroll over utformingen og utseendet til diagrammet, så det er ikke nødvendig å starte Excel manuelt.
6. SmartArt
SmartArt hjelper deg å illustrere prosesser og relasjoner gjennom nesten 200 forhåndsdesignede oppsett for pyramideorganisasjoner, sykluser, hierarkier, matriser og mer. For å bruke den i Word, klikker du på Sett inn | SmartArt og velg en mal. Skriv deretter inn etikettene dine i det flytende panelet som vises, og dra i håndtakene for å endre størrelsen på SmartArt. Hvis du vil at den skal flyte over dokumentet ditt, kan du enkelt oppnå dette ved å lage en tekstboks (via Insert | Text Box) og legge SmartArt-en i den.
7. Sett inn skjermbilde
Hvis du skriver en opplæring – eller du bare vil ha en enkel måte å inkludere et bilde fra et annet program i dokumentet ditt – kan du ta et område på Windows-skrivebordet ved å velge Sett inn | Skjermbilde; rullegardinmenyen lar deg importere ethvert åpent vindu direkte som et bilde. Alternativt kan du velge alternativet Skjermklipp for å dra et rektangel med musen og fange et tilpasset område av skjermen.
8. Sett inn hurtigdeler
Bedrifter må ofte lage brev og dokumenter som inneholder standardelementer eller avsnitt, for eksempel en adresse. Words autotekstfunksjon kan hjelpe. Velg et avsnitt med tekst, og velg deretter Sett inn | Hurtigdeler | Autotekst | Lagre utvalg i autotekstgalleri. Du kan nå sette inn teksten på nytt i et hvilket som helst dokument ved å velge den fra Sett inn | Hurtigdeler | Autotekst-meny. Du kan også sette opp hurtigdeler for elementer som firmanavnet og e-postadressen din, og i byggeklossorganiseringen kan du også sette opp maler og objekter for rask tilgang.
Husk at dette alternativet ikke er tilgjengelig for Mac-brukere i skrivende stund.
9. Orddeling
Hvis du lar det merkelige ordet gå over to linjer, kan du forbedre utseendet til dokumentet. Det kan forhindre at høyremargen din blir for fillete, eller, i fullstendig begrunnet tekst, kan det forhindre at store "øyer" med mellomrom vises mellom hvert ord. Word kan automatisk dele ord etter behov, men funksjonen er slått av som standard: for å aktivere den, gå til fanen Sideoppsett og velg Orddeling | Automatisk.
10. Linjenummer
Hvis du refererer til kode, juridiske dokumenter eller til og med poesi, vil du kanskje nummerere linjene dine for enkel referanse. Words nummerlisteverktøy bruker innrykkinnstillinger som kanskje ikke er det du ønsker: velg Sideoppsett | Linjetall i stedet og Word vil bruke ryddig nummerering i dokumentmargen. Som standard brukes linjenummerering på hele dokumentet, men du kan få det til å hoppe over valgt tekst ved å velge Linjenummer | "Undertrykk for gjeldende avsnitt".
11. Digitale signaturer
Det er ikke alltid åpenbart om et digitalt dokument er en autentisk original. For å signere et dokument med en personlig krypteringsnøkkel, gå til Fil-fanen (eller kulen i Word 2007), velg Beskytt dokument og velg "Legg til en digital signatur"; du blir bedt om å lagre dokumentet før signaturen din legges til. Signaturen blir automatisk ugyldig hvis dokumentet endres, så dets tilstedeværelse er en garanti for autentisitet. Hvis du vil invitere noen andre til å signere et dokument, går du til Sett inn-fanen og velger Signaturlinje i Tekst-delen.
12. Vannmerke
Når du sirkulerer et utkast til et dokument eller deler noe privat med en arbeidskollega, er det nyttig å kunne vannmerke siden slik at du med et øyeblikk kan se hvilken type dokument det er. Vannmerke-rullegardinmenyen, under Sideoppsett-fanen, lar deg legge til et stort grått vannmerke som sier "UTKAST", "KONFIDENSIELT" eller "HASTER" med to klikk. Velg Egendefinert vannmerke for å plassere din egen tekst eller et bilde.
Mac-brukere må bruke "Sett inn"-fanen øverst på dataskjermen for å få tilgang til vannmerkealternativet.
13. Sitater
For akademiske arbeider kan Word også hjelpe deg med å administrere sitatene dine. På Referanser-fanen finner du en knapp for å administrere kilder; her kan du skrive inn detaljene for hvert verk du referer til, og deretter sette inn referanser til dem ved å klikke på Sett inn sitat-rullegardinmenyen. Du kan velge et siteringsformat fra 14 anerkjente stiler, inkludert APA- og MLA-standarder, og på slutten kan du generere en bibliografi med ett klikk.
14. Makroer
Offices skriptgrensesnitt er mildt sagt sofistikert, men hvis du vil automatisere en enkel, repeterende oppgave, er det ikke nødvendig å skrive inn en kodelinje. På Vis-fanen klikker du på rullegardinmenyen Makroer og velger Spill inn makro. I dialogboksen som åpnes velger du en knapp eller hurtigtast (husk å klikke på Tilordne for å bekrefte valget ditt); utfør deretter oppgaven du vil automatisere. Når du er ferdig, gå tilbake til rullegardinmenyen og velg Stopp opptak. Når du når som helst trykker på den valgte knappen eller tastekombinasjonen, gjentas operasjonene du har tatt opp.
15. Oversiktsvisning
Hvis du bruker Word til et stort prosjekt, for eksempel en avhandling eller en roman, kan det være nyttig å dele dokumentet inn i seksjoner og underseksjoner. Gå til Vis | Disposisjon for å få tilgang til en hierarkisk visning som lar deg merke overskrifter og skjule brødteksten under dem; dette gir deg en klar oversikt over dokumentet ditt, som enkelt kan omorganiseres ved å flytte rundt på deler. Du kan også samle flere dokumenter i ett hovedprosjekt: Klikk på Vis dokument i hoveddokument-delen av fanen Disposisjon for å importere eller opprette underdokumenter.
16. Sidefarge
Hvis du vil at dokumentet skal skille seg ut, kan du bruke Sideoppsett | Sidefarge rullegardin for å bruke en bakgrunnsvask; velg Fylleffekter og du kan legge til mønstre og teksturer. Fyll og mønstre brukes automatisk på alle sidene i dokumentet. Også, selv om du kan se dem på skjermen, skrives de ikke ut, så de vil ikke forstyrre lesbarheten til papirkopiene dine.
Noen brukere kan finne sidefarger-utvalget under "Design"-fanen avhengig av versjonen av Microsoft Word og systemet du bruker.
17. Sett inn indeks
En tredje nyttig funksjon for lengre arbeider er muligheten til automatisk å generere en indeks. For å bruke denne funksjonen må du først merke referansene dine i teksten ved å velge det relevante ordet eller uttrykket, og deretter klikke på Referanser | Sett inn indeks. Når du har merket opp alle søkeordene dine, klikker du på Sett inn indeks for å opprette en indeks. Dette vil inneholde referanser til forekomstene du har merket, og selvoppdaterende lenker til sidetallene de vises på.
18. Kombiner og sammenlign dokumenter
Word kan automatisk sammenligne eller kombinere to dokumenter: du finner verktøyet under Gjennomgang | Sammenligne. Hvis du foretrekker å gjøre jobben selv, klikk på Vis | Se side ved side; dette vil automatisk plassere dokumentene dine ved siden av hverandre med identiske zoomfaktorer, slik at du enkelt kan se frem og tilbake mellom dem. Hvis du klikker på Synchronous Scrolling-knappen, vil de til og med rulle opp og ned i låsetrinn når du flytter markøren rundt eller drar rullefeltet.
19. Dokumentinspektør
Presseoffiserer og embetsmenn har havnet i varmt vann tidligere for å distribuere dokumenter med sensitiv informasjon innebygd i metadataene deres, eller som kan gjenopprettes via Words Track Changes-alternativ. Ikke gjør den samme feilen: i Info-delen under Fil-fanen (eller Orb i Office 2007) finner du et utvalg alternativer under rullegardinmenyen "Forbered for deling" som lar deg se etter skjult informasjon (og bekrefte kompatibilitet med andre utgaver av Word).
20. Tilpass båndet
Båndgrensesnittet ble designet for å være mer stabilt enn det svært tilpassbare Office 2003-grensesnittet. Men hvis du velger Fil | Alternativer | Tilpass båndet, du kan legge til nye funksjoner til det, og fjerne de du ikke vil se. Du kan legge til funksjoner som normalt ikke er eksponert i det hele tatt - det er et nyttig utvalg av "Kommandoer ikke på båndet" - og til og med lage dine egne faner. Hvis det er for komplisert, kan du tilpasse hurtigtilgangsverktøylinjen som vises øverst på skjermen ved å bruke den lille rullegardinpilen på høyre ende.
