Hvis du vil vite hvordan du sletter Workspace i Asana, er det korte svaret - du kan ikke. Siden den involverer mer enn én bruker, tillater ikke plattformen deg å fjerne den fullstendig. Det finnes imidlertid måter å omgå det på.
I denne artikkelen vil vi forklare hvordan du deaktiverer Workspace i Asana uten å slette det.
Hvordan lage et nytt arbeidsområde i Asana?
Hva er egentlig et arbeidsområde? Når du koordinerer et gruppeprosjekt, er det best å opprette en delt plass for å lagre dokumenter og utveksle filer. Det rommet kalles et arbeidsområde.
Det som er bra med Asana er at du ikke trenger et felles e-postdomene for å samarbeide med folk. Hver deltaker kan bruke sin personlige e-post for tilgang. Du kan også bli en del av flere organisasjoner med én konto. Du kan imidlertid kun besøke de du tilhører på grunn av personvernreglene.
På sin side vil ikke andre medlemmer kunne se arbeidsområdet ditt med mindre du sender dem en invitasjon. Slik oppretter du et nytt arbeidsområde i Asana:
- For å åpne «Mine profilinnstillinger», klikk på profilbildet ditt.
- Åpne "Mer-fanen."
- Velg «Opprett nytt arbeidsområde».
Når du er ferdig, kan du begynne å invitere samarbeidspartnere til å bli med deg.
Når prosjektet er fullført, vil du sannsynligvis ikke bruke akkurat det arbeidsområdet lenger. Imidlertid kan du faktisk ikke slette den fra Asana. I stedet må du ta visse skritt for å deaktivere den. Slik gjør du det:
- Fjern alle oppgavene på arbeidsområdet. Du kan gjøre det ved å finne oppgavene i hovedruten og bruke snarveien Tab + Tilbake. Du kan også åpne den høyre ruten og klikke på "Slett oppgave."
- Sletter prosjektene. Åpne rullegardinmenyen ved å klikke på det lille pilikonet ved siden av tittelen. Velg "Slett prosjekt."
- Fjern alle teammedlemmer. Gå til Teaminnstillinger > Medlemmer. Velg alle medlemmer unntatt deg selv. Klikk på "Fjern".
Når du er ferdig med å slette alle dataene, kan du nå forlate arbeidsområdet. Dette er hvordan:
- Åpne profilen din og klikk på bildet ditt.
- Gå til "Mer".
- Velg «Fjern meg fra dette arbeidsområdet».
Siden det ikke lenger er noen medlemmer eller filer, er arbeidsområdet så godt som slettet.
Hvordan begrense tilgangen til medlemmer i Asana?
Du kan stort sett organisere hele plassen ved å bruke administrasjonskonsollen. Som skaperen vil du være den første til å sende ut invitasjoner til andre medlemmer. Slik gjør du det:
- Åpne "Medlemmer-fanen."
- Finn "Inviter medlemmer"-knappen og klikk på den.
- Skriv inn e-postadressen til samarbeidspartneren din.
- Fra rullegardinmenyen velger du prosjektet du vil dele med dem.
- Klikk "Send."
I tilfelle du ved et uhell sendte en invitasjon til feil person, er den ikke irreversibel. Slik kan du kansellere en invitasjon:
- Åpne «Medlem».
- Finn invitasjonen du ønsker å trekke tilbake.
- Klikk på de tre små prikkene ved siden av e-postadressen.
- Klikk på "Avbryt invitasjon".
Administrasjonskonsollen lar deg også bestemme hvilke personer som har tilgang til hvilke prosjekter eller oppgaver. Basert på klaringsnivået er det to typer medlemmer. Workspace-medlemmer har ubegrenset tilgang og kan sende invitasjoner, tilpasse arbeidsområdet og mer.
Når du gjør noen til et medlem med begrenset tilgang, lar du dem opprette og redigere prosjekter og invitere andre begrensede medlemmer. De kan imidlertid ikke gjøre noen endringer i arbeidsområdet, og heller ikke bytte andres medlemskap. Slik begrenser du tilgangen til medlemmer i Asana:
- Åpne "Medlemmer"-fanen ved å bruke administrasjonskonsollen.
- Finn personen hvis medlemskap du vil konvertere.
- Klikk på de tre små prikkene på høyre side.
- Velg «Medlem med begrenset tilgang».
Arbeidsområdemedlemmer og administratorer kan også fjerne personer fra arbeidsområdet, mens medlemmer med begrenset tilgang ikke kan. Dette er nyttig i tilfelle du ved et uhell har lagt til feil person i prosjektet. Slik gjør du det:
- Gå til Teaminnstillinger > Medlemmer.
- Finn personens navn på medlemslisten.
- Velg "Fjern".
Hvordan importere oppgaver til Asana?
Det finnes flere arbeidsadministrasjonsverktøy som hjelper deg med å overføre arbeidsmengden til Asana. Du kan flytte alle data fra regnearkprogrammer som Excel og Smartsheet.
Hvis du vil lære hvordan du importerer oppgaver til Asana, må du først laste ned CVS Importer. Du vil kunne importere oppgavenavnet og beskrivelsen, men også forfallsdato og startdato, samarbeidspartnere, egendefinerte felt og mer.
Slik importerer du oppgaver til Asana ved å bruke CVS Importer:
- Logg på Asana-kontoen din.
- Finn +-knappen på menylinjen ovenfor. Klikk for å starte et nytt prosjekt.
- Velg "Legg til oppgave via" fra rullegardinmenyen, og klikk deretter på "CSV."
- Bruk musen til å dra filen til importøren.
- Avhengig av om regnearket ditt har en overskriftsrad eller ikke, klikker du på "Bruk første rad som kolonnenavn."
- Fyll inn informasjonen i "Kartkolonner"-vinduet.
- Klikk på knappen i nedre venstre hjørne for å starte importen.
Før du importerer oppgaven, kan du gjøre noen formateringsendringer i dataoppføringene. Hvis du tilordner regnearket til Asana, vil alt gå jevnere. Her er noen tips om hvordan du kan navngi kolonnene for å automatisk kartlegge dem i Asana:
- Du kan legge til en mottaker til individuelle oppgaver. Bruk e-postadressen deres for å kartlegge dem.
- Del startdatoen og forfallsdatoen i to kolonner. For å spore dem i Asana, må du bruke formatet måned/dag/år.
- Lag detaljerte tilpassede felt hvis du eier Asana Premium. Bruk seksjonene til å bestemme prioriteringene dine.
- Sett milepæler for å hjelpe deg med å overvåke prosjektets utvikling.
Hvordan avbryte Asana?
Hvis du har gått videre til en annen prosjektleder, kan du kansellere Asana-abonnementet ditt når som helst. Dette gjelder både gratisbrukere og faktureringseiere. Faktureringseiere beholder også tilgang til alle kjøpte funksjoner frem til fornyelsesdatoen kommer. Når du kansellerer abonnementet ditt, kan du ikke lenger bruke noe verktøy.
Som faktureringseier kan du også kansellere individuelle betalte planer når som helst. Slik kansellerer du for eksempel et Premium Workspace:
- Åpne administrasjonskonsollen.
- Gå til «Fakturering»-fanen.
- Klikk på "Rediger plan".
- Velg å avbryte.
Du kan gjøre alle slags endringer i abonnementet ditt via fanen Fakturering. Bortsett fra å bytte til en ny betalt plan, kan du også overføre eierskapet til et annet medlem. Husk at bare Workspace-medlemmer kan være faktureringseiere. Medlemmer med begrenset tilgang har ikke lov til å påvirke betalte planer.
Asana har også en 30-dagers prøveperiode. Avbestillingsreglene er de samme, noe som betyr at du kan avslutte prøveperioden når som helst. Slik kansellerer du Asana under en gratis prøveperiode:
- Gå til administrasjonskonsollen.
- Åpne fanen Fakturering.
- Klikk på "Avbryt prøveversjon" for å avslutte ditt gratis abonnement.
Ytterligere vanlige spørsmål
1. Hvordan sletter jeg Asana?
Gratis prøveperioder er en fin måte å finne ut om noe fungerer for deg. Hvis det viser seg at Asana ikke faller i smak, kan du tross alt deaktivere kontoen din. Slik gjør du det:
1. Logg på kontoen din og gå til «Profilinnstillinger».
2. Åpne «Konto-fanen».
3. Velg alternativet «Deaktiver konto».
Husk at denne handlingen er irreversibel. Når du velger å deaktivere, mister du alle dataene fra den kontoen. Hvis du ombestemmer deg om Asana, må du logge på på nytt.
Hvis du var medlem av en organisasjon eller arbeidsområde, trenger du ikke å bekymre deg for å forstyrre et prosjekt. Alle oppgavene forblir intakte selv om du sletter kontoen din.
2. Hvordan sletter du et arbeidsområde på snakk?
Naturligvis er Asana ikke den eneste programvaren for eksternt arbeid. Huddle er en annen løsning for prosjektledelse som tilbyr lignende samarbeidsverktøy. Du kan bruke den på både iOS- og Android-enheter, og den tilbyr et månedlig abonnement.
Som i Asana kan du dele filene dine ved å opprette et arbeidsområde for teamet ditt. Medlemmer kan deretter tilpasse arbeidsområdet etter eget ønske og invitere flere til å bli med. Slik oppretter du et nytt arbeidsområde på Huddle:
1. Logg på kontoen din og åpne dashbordet.
2. Finn knappen "Opprett nytt arbeidsområde" og klikk på den.
3. Velg en konto for arbeidsområdet og klikk på «Neste».
Du kan begynne å sende invitasjoner etter at du har fullført trinnene.
I motsetning til Asana lar Huddle deg slette den delte plassen etter at du har fullført prosjektet. Det er imidlertid bare kontoadministratorer som har tillatelse til å gjøre det. Slik sletter du et arbeidsområde på Huddle:
1. Gå til profilen din. Klikk på pilen øverst til høyre for å åpne en rullegardinmeny.
2. Gå til Kontoinnstillinger > Arbeidsområde.
3. Finn arbeidsområdet du vil slette. Velg "Slett" fra listen over handlinger.
4. Bekreft.
Når du har slettet et arbeidsområde i snakk, kan du ikke angre det. Sørg for at alle oppgavene er fullført før du bestemmer deg for å fjerne et arbeidsområde.
Et ærlig dagsverk
Å jobbe eksternt har aldri vært enklere, takket være et bredt utvalg av prosjektstyringsprogramvare. Asana er definitivt øverst på listen når det kommer til samarbeidsverktøy og et brukervennlig grensesnitt.
Å lage et arbeidsområde er en fin måte å organisere på, spesielt når det kommer til større prosjekter. Selv om du ikke bokstavelig talt kan slette den når jobben er ferdig, gir Asana et alternativ for å deaktivere det.
Bruker du Asana eller annen programvare for arbeidsadministrasjon? Synes du Workspace er praktisk eller er det en hindring? Kommenter nedenfor og del dine erfaringer med eksterne samarbeid.